Privacy statement voor cursisten

Bij Elsden verwerken we de persoonsgegevens van aankomend cursisten en cursisten. Om onze (aankomende) cursisten te kunnen ondersteunen en begeleiden in hun aanmeldingsproces en leerproces, wisselen we gegevens ook uit tussen docenten en systemen (administratie). Elsden hecht er waarde aan dat het delen van informatie op zorgvuldige wijze gebeurt en dat het voor de cursist inzichtelijk is waar zijn gegevens voor worden gebruikt en wie daar toegang toe heeft. Het privacy statement verschaft hierin inzicht.

Opslag en verwerking van persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van een proces. Dit proces bestaat uit het aanmelden, inschrijven, factureren en het bijhouden van progressie van de cursist tijdens de beroepstrainingen. Evaluaties van beroepstrainingen door cursisten zijn altijd anoniem. Uitzondering hierop is een evaluatie waarbij de cursist aangeeft dat dit voor social media mag worden gebruikt. Hiervoor moet een cursist expliciet toestemming geven die te allen tijde en op iedere wijze door de cursist kan worden ingetrokken. Opslag en verwerking van gegevens moet met grootst mogelijke zorgvuldigheid gebeuren omdat misbruik van persoonsgegevens niet alleen grote schade kan berokkenen aan cursisten, medewerkers en andere betrokkenen maar ook aan het opleidingsinstituut zelf. Bij Elsden vinden we het dan ook belangrijk dat we de persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, goed beschermen en gebruiken waarvoor ze zijn bedoeld. Het op een juiste manier verwerken van persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van de directie van Elsden training B.V. Daarnaast is ook iedere individuele medewerker en cursist verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met andermans persoonsgegevens.

Elsden heeft een functionaris gegevensbescherming benoemd die belast is met het houden van intern toezicht op de naleving van de geldende privacywetgeving en daarnaast ook advies geeft. De functionaris gegevensbescherming is Meino de Vries. Hij is bereikbaar via privacy@elsden.nl

Doeleinden en grondslag
We verwerken jouw persoonsgegevens omdat je een beroepstraining volgt bij Elsden. Bij het verzoeken om informatie over een beroepstraining die niet tot inschrijving leidt binnen een jaar, verwijderen we de persoonsgegevens. Elsden verwerkt jouw gegevens om goed onderwijs te kunnen leveren, jouw cursusvoortgang te kunnen volgen en jou optimaal te kunnen begeleiden in jouw leerproces. Daarbij verwerken we alleen gegevens die ter zake dienend zijn of nodig zijn om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

Om informatieveiligheid en een goed functioneren van onze systemen te kunnen realiseren, controleren we ook het gebruik van onze ICT-faciliteiten.

Toegang tot persoonsgegevens
Voor toegang tot gegevens hanteert Elsden het need-to-know principe. De toegang beperkt zich tot de gegevens die personen nodig hebben voor het uitvoeren van hun specifieke taak.
Zo hebben bv. docenten alleen toegang tot gegevens van de cursisten aan wie zij zelf lesgeven. Docenten moeten bij aanstelling een overeenkomst tekenen waarin onder andere is vastgelegd dat zij geen informatie over cursiste met derden mogen delen.

Verstrekking aan derden
Elsden stelt geen gegevens beschikbaar aan derden in welke vorm dan ook. Navraag over de progressie van cursisten door naasten, bekenden of derden wordt niet in behandeling genomen. Uitzondering hierop is de UWV-scholingsovereenkomst waarin is opgenomen dat Elsden verplicht is progressie en afronding te documenteren en te overleggen aan het UWV. Deze verplichting is bij de cursist bekend.

Bewaartermijnen
Elsden bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de eerder genoemde doelen te realiseren. Elsden vernietigt de persoonsgegevens na het verlopen van de bewaartermijn, tenzij de gegevens bedoeld zijn voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. In het laatste geval archiveren wij de gegevens anoniem.

Wanneer verwerking van een persoonsgegeven plaatsvindt op basis van jouw toestemming dan heb je altijd het recht om je toestemming in te trekken. In zo’n geval zal het gegeven alleen nog verwerkt worden om aan een wettelijke plicht te voldoen. Bestaat zo’n plicht niet dan wordt het gegeven verwijderd. Onder wettelijke plichten horen onder andere het bewaren van toetsen en evaluaties ten behoeve van accreditatie, maar ook de facturatie en administratie ten behoeve van fiscale controle en de daarbij horende bewaartermijnen. De reguliere bewaartermijn is gekoppeld aan de wettelijke bewaartermijn van de belastingdienst. Met betrekking tot informatie waarvoor de bewaartermijn van de belastingdienst niet geldt is er een bewaartermijn van twee jaar ingesteld.

Jouw rechten
Je hebt verschillende rechten m.b.t. je persoonsgegevens: recht op inzage, rectificatie, verwijdering, afscherming, overdraagbaarheid en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van je persoonsgegevens. Wil je gebruik maken van deze rechten, neem dan contact op met privacy@elsden.nl

Ben je van mening dat Elsden in het algemeen niet correct handelt bij de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dien dan een schriftelijke klacht in bij de functionaris voor gegevensbescherming Meino de Vries via privacy@elsden.nl . Levert een klacht niet het gewenste resultaat op? Dan is er de mogelijkheid om een klacht in te dienen volgens de klachtenregeling of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigen van dit privacybeleid

Elsden houdt zich het recht voor dit privacybeleid aan te passen. De wijzigingen zullen we op deze pagina doorvoeren. Deze pagina is voor het laatst aangepast op 18 juli 2019.